Les archives représentent de véritables enjeux pour les entreprises et ne sont certainement pas à sous-estimer. Pourtant, s’il est obligatoire de les conserver, la pièce qui leur sert habituellement d’endroit de stockage (salle des archives) pourrait quelquefois être utilisée à d’autres fins. Y a-t-il une solution possible ?
Pourquoi faut-il conserver ses archives ?
Tous les documents professionnels ne sont pas à conserver. Pourtant, beaucoup doivent faire l’objet d’une préservation pendant une durée variable. Celle-ci est à voir en fonction de la nature du document. Certains papiers, ainsi, peuvent être supprimés au bout de deux ans. D’autres, comme certains papiers dits commerciaux doivent être scrupuleusement gardés pendant 6 ans.
Pendant ce laps de temps, ils peuvent servir de preuve, dans le cadre d’un litige, par exemple ou devoir être présentés, si une administration quelconque en faisait la demande.
Outre cette obligation légale ; qui expose le chef d’entreprise en cas de non-présentation, à une amende dans le meilleur des cas ; les archives permettent de travailler au quotidien.
C’est pourquoi il est toujours recommandé de choisir une méthode de classement rigoureuse, de veiller à faire un tri de façon régulière, pour ne conserver que les documents ayant encore de la valeur.
Une tâche qui n’est pas toujours aisée. Surtout qu’il existe des alternatives, non seulement pour trier et classer ses documents d’archives, mais aussi les stocker….
Est-il obligatoire de conserver ses documents professionnels au sein de l’entreprise ?
Personne ne peut dire le contraire : les archives ; si elles représentent une manne de renseignements sur l’entreprise, sur son développement ; peuvent également représenter une corvée ; surtout si le chef d’entreprise n’a que peu de temps à y consacrer ; ce qui est souvent le cas.
Depuis de nombreuses années, les sociétés d’archivage connaissent un réel succès, car ces entreprises spécialisées interviennent dans les structures ; quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité pour les aider.
Vérification de l’intégrité du fonds documentaire et dépoussiérage, récolement, classement : tout ce qui rebute le chef d’entreprise peut être externalisé.
Mais une autre possibilité pourrait les intéresser : le transfert d’archives (en savoir plus). S’il est obligatoire de les conserver, la loi ne stipule pas à quel endroit.
Or, les entreprises d’archivage peuvent se charger de transporter tous les documents papiers dans des endroits de stockage quelquefois plus adaptés (taux d’hygrométrie, température…). Un soin tout particulier est apporté aux documents, avec un tri et un classement, si le chef d’entreprise le souhaite.
Chaque document est accessible à tout moment. Pour ce faire, deux solutions. Ou le dirigeant de l’entreprise a également externalisé la numérisation de tous ces documents (loi sur la transition numérique) ou il a prévu de le faire plus tard.
Dans ce cas, le document papier est dûment retrouvé, scanné et envoyé dans les plus brefs délais par mail. Une façon efficace de pouvoir produire un document ou d’en compulser le contenu au besoin, tout en profitant d’un gain de place. Une entreprise en train de se développer ne peut que comprendre tous les aspects positifs de cette possibilité.